契約上のトラブルを防ぐには、契約書の管理が非常に大切です。契約書の管理方法には主に「エクセルで作成した管理台帳をつかう管理」と「契約書管理システムによる管理」の2種類があります。今回は、エクセルによる契約書管理のメリット・デメリットと、導入方法などについて解説します。

エクセルでの契約書管理とは？

契約書管理にできるだけコストをかけたくない……こうした悩みから、エクセルで契約書管理台帳を作成し、契約書の管理に活用しているケースは多くあります。しかし、「どんな項目で管理すればよいのか分からない」「どのように運用すればよいのか分からない」といった悩みが伴っているのではないでしょうか？

契約を管理するとは、その契約がどこの誰と、いつからいつまでの期間に、どんな内容で締結したのかといった情報をデータとして一覧化しておくことと言い換えられます。そのため、次のような管理項目をつくるのが一般的です。

・契約書番号

・契約書のタイトル

・契約日

・契約の有効期限

・更新時期／自動更新の有無

・取引先、担当部署、担当者

・上記に、自社で独自に管理したい項目を加える

契約書番号は、必ずなければいけないものではありませんが、契約書の保管場所を検索しやすくするための整理番号の役割を果たします。

このようにして契約書を適切に管理することができれば、トラブルの発生を防ぐことができますし、万が一トラブルがあった際には、すぐに契約内容を確認し、迅速な対応を取れます。

情報は上記のように管理する一方、契約書自体は、紙でキャビネットに保管するか、電子データでサーバなどに保管しておく必要があります。

管理台帳を効率的に使うためのポイント

契約書管理を成功させるに、次のポイントを押さえておくことをおすすめします。

〇シートを分けない

年度ごとなどでエクセルのシートを分ける方法が考えられますが、全体からの検索がしづらくなるためおすすめできません。

〇入力のルールを決めるに

例えば、西暦と年号が存在するなど表記にブレがあると運用がしづらくなります。カタカナを使う項目、半角のアルファベットで入れる項目、有無で記載する項目などルールを設けましょう。

〇管理番号は原本にも記載する

管理番号は、原本にも記載します。そして、管理番号順にファイリングしましょう。迷わずに原本を見つけることができます。

将来的に管理システムを導入するとなった場合にも役立ちます。

〇電子契約をチェックする

近年、電子契約が増えています。大腸では電子契約や紙の契約書かを情報として記録しておきましょう。後から契約書を探しやすくなります。

エクセルで契約書管理をするメリット・デメリット

エクセルでの契約書管理には主に次のようなメリット・デメリットがあります。

＜メリット＞

・低コストで導入できる

エクセルは非常に身近なツールであるため、導入コストを抑えることができます。また、契約書管理システムを導入するには初期費用や毎月の利用料がかかりますが、エクセルなら必要ありません。

・カスタマイズの自由度が高い

契約書管理システムはパッケージ化されていて、使える機能が限られますが、エクセルは自由度が高いため、自分たちにとって使い勝手の良い形にできます。カスタマイズに費用や時間がかかることがないもの良い点です。

＜デメリット＞

・管理は「人」がする

エクセルの売上台帳の管理はマンパワーで行われます。入力には手間と時間がかかりますし、ヒューマンエラーが発生することもあります。

担当者の負担を減らすために作業を外注する方法が考えられますが、コストがかかるため、そのバランスを考える必要があります。

・セキュリティ対策がしにくい

エクセルではパスワードをつけるなどしてセキュリティ対策ができますが、その場合、データを複数の担当者で共有しづらくなります。しかし、誰でもアクセスできるようにすれば、改ざんや情報漏えいのリスクがあります。台帳の管理・運営と、機密情報としてのキュリティ対策をすることを両輪とするのは簡単ではありません。

エクセルによる契約書管理の導入方法

エクセルの契約書管理を導入するには、次のような手順で進めます。

１　管理部門・担当者の選定

どの部門の誰を中心に管理するのか、体制づくりからはじめます。

２　契約書の全体を知る

どの部署にどれくらいの契約書があるのか確認しましょう。作業を計画的に進めやすくなります。

３　管理項目を決める

管理する項目を決めます。上記を参考にしてください。はじめは管理対象項目を必要最小限に絞るとよいでしょう。

４　管理ルールの設定・周知

担当者で業務フローを確認したり、入力方法を統一したりできるようにしましょう。

５　運営が軌道にのってきたら、過去分も管理対象にする

過去から現在までの情報を一元管理できれば、業務に役立つことが多くなるでしょう。

エクセルは元々が表計算のためのソフトですから、作り込まない限り、見やすさや使いやすさは得られません。運用をしながら、自社にとってより良い形を探っていくことをおすすめします。