請求書管理ツールとは、請求書を主に作成・発行・保存ができるツールのこと。効率よく請求書を扱うことができるため、導入を検討している企業は多いのではないでしょうか？しかし選び方を間違うと、期待するような効率性は得られません。そこで、請求管理ツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

請求書管理ツールを導入するメリット

紙やエクセルをつかう手作業で請求業務を行っていると、ミスの発生を完全に防ぐことはなかなかできません。この課題を解決してくれるのが請求管理ツールです。さらに、請求書管理ツールを導入することで次の4つのメリットも得られます。

●請求書を効率的に作成できるため、人件費の削減やテレワークの促進もできる。

●ペーパーレス化が進み、紙代やインク代、郵送代を削減できる。

●請求書の管理がしやすくなる。

●電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できる。

自社に合った請求書管理ツールを選ぶために

請求書管理ツールは、製品ごとに機能やサービスは異なります。そのため、自社に合ったツールを選ぶことがポイント。次の点を考慮して選ぶことをおすすめします。

●搭載されている機能をチェックする

請求書管理ツールには請求書を作成・発行する以外にも機能があります。例えば、見積書・納品書の発行、入金の管理、督促業務などです。売上レポートをはじめ各種レポートを自動で作成してくれるツールや、決算書作成機能や源泉徴収税の自動計算機能など決算期に重宝する機能を備えているものもあります。企業のロゴを載せることのできる仕様のものもあります。

業務効率化の効果をできる限り高めるためには、多くの工程をカバーできるツールが理想的ですが、それ以上に、自社の経理業務で必要な機能が搭載されていることを第一にして製品を選びましょう。あったら便利だと思う機能を事前に洗い出してみると選びやすくなります。

●事業形態に合ったツールを選ぶ

ただ機能が多くても、事業形態とマッチしていなければ意味がありません。例えば、一定期間の複数回数の売上をまとめた請求書を発行する一括請求が多いか、取引ごとの都度請求が多いか、といった点から請求書の発行しやすさを確認してください。

●口コミや実績のあるツールを選ぶ

サービスや機能を見ても決めきれないこともあるでしょう。良いかどうか判断できない場合は、導入実績や口コミもチェックし、信頼できるツールかどうか調べてみましょう。導入実績が多かったり、口コミが良かったりするツールは、誰でも操作しやすいといったメリットもあるはずです。

●サポート体制を確認する

導入時や導入後のサポート体制もあわせて確認しましょう。テンプレートを元にして自分たちに合った請求書をカスタマイズしてつくる必要がある、既存のシステムと連携をしたい場合などは、しっかりとしたサポートがあると安心です。

●取引先へのサポート体制も確認する

請求書の電子化が進んでいるとはいえ、対応していない企業もまだまだあります。導入時は、取引先企業に電子請求書の導入と対応を理解してもらわなければなりません。

取引先に対しても電子請求書導入の案内やサポートを行う体制を整えている製品もあるため、取引先の状況に応じて活用できるとよいでしょう。

●紙の請求書への対応をしてくれるかチェックする

電子書類に対応していない企業に対して、紙の請求書の郵送代行を請け負ってくれるサービスを備えている製品もあるため、ぜひ確認してください。

●高いセキュリティを備えているかもチェックする

クラウドサービスを利用する場合は、セキュリティ面の考慮は欠かせません。多くの製品は、基本的なセキュリティを実施しているものの、情報漏洩が起きたりすることがないように製品のセキュリティ面にも目を向けたり、製品ごとに比較にしてみたりしましょう。

●利用料金を考える

初期費用、ランニングコストは製品ごとに大きく異なります。ツール導入で何ができるようになるか、どんなことが効率的になるか、といったことを含めて料金体制を見ていきましょう。

無料のお試し期間があったり、無料で利用できる回数を設定していたりするサービスもあるので活用してください。

●電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法の改正によって、2022年1月から電子データで送付または受領した請求書は電子データのまま保存することが義務付けられました。一定の保存要件のもとで請求書を保存しなければならないため、対応していることを確認してください。

ツールを選ぶ際、その1歩として、効率化したい業務の範囲を明確にすることからはじめましょう。どういったテンプレートを使いたいのか、どんな機能を搭載している必要があるのかを整理できれば、ツールを正しく見極めることができます。コストパフォーマンスも高い導入につながるはずです。