請求業務は単純なようで、工程の多い仕事です。決められた期間内にミスなく確実に処理をしていくのは、担当者にとって心身ともに負担があります。請求書に関する業務量の多さや、担当者の離職が課題になっている場合は、外注サービスの活用を検討してみることをおすすめします。今回は請求業務の外注サービスの選び方をご紹介します。
請求書業務を代行してくれるのは？
請求業務を幅広く代行してくれるサービス業者はいくつか種類があります。広く活用されているのはアウトソーシング業者です。経理アウトソーシング会社のスタッフが来社して業務を行う派遣型と、インターネット経由で経理データを共有して業務を進めるリモート型の2種類があります。その他には、税理士事務所や経理事務所が請け負っている場合もあります。税理士であれば、資金繰りや節税、年末調整や確定申告の代理などについての相談もできます。
自社に合ったサービス業者を選ぶためのポイント
数あるサービス業者からどのように外注先を選べばよいのでしょうか？まずは次の3点を比べてみましょう。
・幅広い業務に対応してくれるか
・セキュリティ対策が充実しているか
・会計ソフトや基幹システムとのデータ連携は可能か
請求業務には、請求書の発行だけでなく、入金管理や代金回収、消し込み、督促、与信管理など、幅広い業務が含まれます。そのため、どの範囲を請け負っているサービス業者かを確認することは大切です。
一般的に役立つのは、やはり幅広い業務まで請け負っているサービス業者でしょう。最近では、給与計算や勤怠管理などもカバーする業者もあります。
サービス業者に特にカバーしておいて欲しいのは与信審査の代行です。与信審査とは、取引先が、代金をきちんと支払ってくれるかを審査すること。掛け売りは当事者間の信頼関係によって成り立つ一方で、回収ができないリスクはゼロではありません。そのため、取引先の信用度を可視化しておくことが大切なのです。
しかし自社で審査を行おうとすると、信用度の基準設定や財務状況のリサーチなどに時間を要してしまいますし、取引先が増えるほど負担は大きくなります。取引の流れがスムーズでないと、契約をキャンセルされる可能性もあるため、与信審査に応じているサービスの利用がおすすめです。
取引先の情報や売上金額などは非常に重大な機密情報です。スタッフの教育体制や第三者による監査の仕組みがあるかなどもサービス業者を選ぶための手掛かりになります。
また、サービス業者はどこもセキュリティ対策に取り組んでいますが、どのような対策か、どれくらい充実しているかをご自身で確かめてみるとことをおすすめます。
費用から代行先を考える
外注先を選ぶ場合、手数料にも目を向けてみましょう。手数料のパターンは大きく４つにわかれます。
・初期費用
サービス業者の多くで初期費用はかかりませんが、中には導入する際に初期費用がかかる場合があります。
・利用手数料
手数料を「取引額の〇％」と設定している業者は多くあります。どこまでを外注するかを決め、サービス内容と手数料とのバランスで検討するとよいでしょう。
・月額費用
利用手数料に加えて月額費用を必要とするサービス業者もあります。月額費用が発生する分、手数料は安いなどそれそれ特徴があります。
・請求書発行毎に加算
請求書を発行するごとに、発行費用が加算されることもあります。
カバーする業務範囲が狭ければ、費用は安くなりますが、導入しても効率性はさほど上がらないでしょう。時間がかかる与信審査、担当者の心理的負担が大きい督促、イレギュラーな案件への対応など、さまざまなサポート内容と費用とを比べてみてください。希望の予算金額を伝え、料金内で受けられるサービスを提案してもらうのもよい方法です。
入金保証を行うケースも
サービス業者の中には、万が一請求先から料金を回収できなかった場合に備え、入金保証をしてくれるものもあります。回収を予定通りにできないことが続けば、資金繰りの悪化につながるため、入金保証はとても便利なサービスです。
安易な代行依頼はNG
業務効率化の波に押され、しっかりと検討をしないうちに契約をしてしまうのはやめましょう。外注すれば業務負担は減りますが、請求業務に関するノウハウを社内に蓄積することはできなくなります。外注をやめた時に内製化を進めるのが難しくなる、業務が滞りやすくなるなどの課題が出てくるため、中長期的な視点でも考えた、業者を選ぶことが大切です。
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