請求管理は、毎月発生する手間のかかる業務……。さまざまな業務と同様に、請求業務もアウトソーシングできることをご存じですか？協力会社では請求書の印刷から発送まで一貫して請け負ってくれます。では早速、請求業務をアウトソーシングするメリット、デメリットをご説明します。
請求業務がなければ経営は成り立たない
企業はいくら売上を立てても、実際にお金が入ってこなければ経営は成り立ちません。そのため、請求書で取引があったことを証明し、商品・サービスの提供に対する代金を相手に請求する意思を伝えることは非常に大切です。
請求書には取引の日時、取引した商品・サービスの数量や単価・金額などが記されており、万が一支払いが行われなかった場合や遅延が発生した場合には、法的措置を行う証拠にもなります。リスクマネジメントをするためにも請求業務は欠かせません。
とはいえ、「毎月決まった期間内にミスなく発行から発送まで終わさなければならないため、社内での負担が大きい」「数が増えてきて、手が回らなくなってきた」「営業担当者が時間を割いて請求書を準備している」など請求業務にまつわる課題を抱える企業は少ないでしょう。そこで役立つのが「アウトソーシング」です。
請求業務のアウトソーシングとは？
請求業務は、代行業者や経理事務所に委託することができます。アウトソーシングをした場合、自分たちで行うのは、一般的には請求データを協力会社に送信するのみ。協力会社によって細かなサービス内容は異なりますが、請求業務の大部分を任せることができ、以下の工程を進めてくれます。
・企業から請求データを受け取る
・請求データから請求書をつくり、紙出力
・印刷する
・請求書の封入
・封緘をする・発送をする
・作業報告をする
・掛売りの与信管理や督促業務をする
アウトソーシングするメリットは？
〇社内業務が効率化される
他の業務と同様で、アウトソーシングをすると社内業務が効率化できます。
月末近くにまとめて請求業務を行っていると、担当部署で他の業務に手がまわらなくなってしまうという課題を抱える企業は少なくありません。閑散期と繁忙期で業務量が大きく異なれば、働き方に影響が出るケースもあるでしょう。請求業務をアウトソーシングすることで、業務全体が効率的に進むようになりますし、人件費を削減することもできるでしょう。
〇請求書の発行がスピーディになる
協力会社は、企業から届いたデータをシステムで管理しているため、請求書を短時間でスムーズに発行してくれます。
発行件数が多い企業の場合、社内で請求業務を行うと非常に時間がかかり、発行が遅れてしまうこともあるでしょう。請求業務の遅れは経営悪化に繋がりかねないため、そのリスクがなくなることは大きなメリットと言えます。
〇請求書の管理がしやすくなる
請求書の管理がおろそかになってしまっている企業は少なくないでしょう。アウトソーシングの活用により膨大な量のデータ管理もうまくいきます。
〇ヒューマンエラーがなくなる
業務に追われると、請求業務の精度が低くなりがち。ミスのある請求書が送られてきたら、企業への信頼度は下がります。請求書にはセンシティブな情報が記載されているという点でも、ミスは許されません。アウトソーシングの活用でヒューマンエラーを減らすこともできます。
〇４つリスクを抑えることができる
請求業務には、未請求、未回収、そして横領の３つのリスクがあります。業務量が大きくなり過ぎれば、担当者の退職リスクもあります。
アウトソーシングすることでこの４つのリスク管理ができます。
〇担当者の心理的負担が減る
与信審査や代金回収、入金確認、入金消し込み、督促などの請求書発行以外の業務にも対応している協力会社もあります。慎重を求められる作業や心理的負担が大きい督促をアウトソーシングできると、担当者にとって働きやすい環境になりますし、他の業務に集中できるようにもなるでしょう。
請求業務をアウトソーシングする際の注意点
一方で、請求業務をアウトソーシングすることにはデメリットもあります。例えば以下のことが考えられます。
・社内でノウハウが蓄積できない
・「突発的に請求業務が発生した」「請求書を発行する直前に請求内容に変更があった」など、イレギュラー対応には別途費用がかかる場合が多い
・売上情報や取引先の情報などの情報漏洩のリスクがある
一番大切なことは、自社にあった形でアウトソーシングすることです。依頼をしたい範囲を整理し、自社のニーズに合った対応をしてくれるアウトソーシング先を選びましょう。イレギュラーな対応が多くなりがちな企業は、そういった対応の可否も確認もしてください。
また、どの協力会社でも情報管理の徹底に努めているものの、信頼できるものかを自身の目で見極めることは欠かせません。セキュリティ対策にはアウトソーシング先とともに取り組みましょう。
Commentaires