経営を続けていくためには、日々、どのくらいの売上があるのかをまとめる「売上管理」をしていくことが重要です。売上管理をしていくと、売上金額を集計できるのはもちろんのこと、売上目標を達成しやすくなったり、課題を発見しやすくなったりするためです。
では、売上管理をする目的と効率的な方法を詳しくご紹介します。
なぜ売上管理をするのか？
「売上管理」とは、お金の流れやサービス・品物の流れを記録・集計して状況を把握していくことです。売上をつくり、利益を出していくことで経営は成り立ち、企業は成長していくため、売上管理をしていくことは非常に重要です。
具体的には、何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくら、などの項目を立て、管理をしていきます。
また、一般的には、なんらかのツールをつかい、売上データの入力後、入力データの集計をし、さらに集計結果の分析→考察→改善対策の実施→実施結果のフィードバックと進めていきます。このようにすることで、次のようなメリットが得られます。
・売上達成率がわかる
月次、期次、年次などの売上目標に対する達成率が数字であらわれます。皆が直感的に達成率を理解できるようにするため、売上目標を100%として、「110％達成」「90%達成」というように割合で達成度を示すのが一般的です。
ここで大切なのは、売り上げが順調なときほど分析が重要ということです。好調な売上が一過性のものなのか、商品やサービス・オペーレーションの向上などにより起きていることなのかを分析できれば、戦略をより良い方向に進めていくことができます。より正しい分析をしていくには、商品・サービスなどそれぞれの面から達成率を出すことが必要です。
・売上目標がつくれる
何がどれくらい売れているのか、利益がいくら出ているか、といったことがわかると、現実的な売上目標を立てることができます。長期的な目標は大切ですが、短期的な目標をつくり、１つ１つ達成していくことで、最終的には大きな成長につながっていきます。
・経費の妥当性や有効性がわかる
人件費や家賃、通信費などは経費にあたります。経営を続けていくために必要な固定経費ですが、改めて売上管理に経費を併記し、その推移を見ていくと、妥当性をチェックでいます。
・業務の質が上がる
各業務で必要とする人員や時間なども見えてくるため、業務全体の管理・見直しもしやすくなります。業務の無駄が省ければ、業務の質は上がっていきます。
売上管理で扱う重要な数字は？
売上管理をしていくには、次のような数字が必要です。
・売上高
売り上げた数字だけでなく、何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらと、細かく売上の中身を調査します。売上高表をつくり、月毎にまとめていくのが一般的です。
・前月比/前年同月比
前の月と前の年の比較も欠かせません。現在の計画の有用性を判断したり、事業内容を調整したりすることもできるようになります。
・売上目標
目標までの進捗を確認していくには、週、月、四半期、半期、年といった時間単位ごとに立てた目標が必要です。
売上目標には、過去の実績を鑑み、達成できそうな数字よりもやや高い数字に設定するのが一般的です。しかし、現実的な数字ではないと判断されるような状況になった場合には、上方修正または下方修正を行い、達成できそうな範囲に再設定することも必要です。
・原価
商品やサービスを提供するための仕入れにかかった金額が原価です。売上と直接的な関係はないものの把握しておきましょう。原価がわかれば粗利がわかりやすくなるためです。
原価がはっきりとしない業態の場合、粗利をどのように捉えるか社内でルールをつくるとよいでしょう。
上記の他には、業態や自社の特性に合わせて情報を揃えることをおすすめします。例えば、シーズンや社会情勢といった世の中のサイクル、天候や曜日の情報が売上管理に役立つこともあります。
売上管理に効率的に使えるツール
一般的に用いられている売上管理のツールをご紹介します。担当者が代わっても支障なく続けていけるようにするためにも、ツール選びは重要です。
・エクセル
無料で使えるため導入しやすいツールと言えます。売上管理ができるテンプレートもソフト内には用意されています。普段から馴染みのあるツールなので、仕様を変えたり、カスタマイズしたりすることもしやすいでしょう。
・ソフトやサービスの導入
売上管理専用につくられたソフトやサービスには、必要な項目などがすべて用意されているので、手軽にはじめることができます。提供会社によりますが、長く使えるソフトやサービスは多いので、負担はそれほど大きくないでしょう。
売上の拡大や企業の成長を続けていくには、現在の課題、改善していきたいこと、達成していきたいことなどを明確にした上で売上管理をしていくことが欠かせません。自社の事情にあった方法で売上管理を行っていきましょう。
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