エンジニアを派遣してシステムの開発・保守運用を行うSES（System Engineering Service：システムエンジニアリングサービス）事業では、クライアントによって契約形態や単価などが異なります。そのため、派遣するクライアントの数が多くなるほど、バックオフィス業務が複雑化しやすくなります。
契約・売上・請求管理などの業務で、Microsoft Excel （※）をはじめとした表計算ソフトを使って対応している場合、経理担当者の負担が大きくなっているケースもあるのではないでしょうか。
SESに関わる業務を効率化するには、管理システムの活用が有効です。
この記事では、SESにおける管理業務の課題をはじめ、管理システムの機能や選定する際のポイントについて解説します。
※Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
SESにおける管理業務の課題
SESの契約・売上・請求管理を表計算ソフトで行っている場合、以下のような課題があります。
▼SESにおける管理業務の課題
クライアント別の請求額の計算に時間がかかる
請求データの照合・入力ミスがあり、誤請求や漏れが発生しやすい
異なる契約形態で売上計上のタイミングが異なるため、処理が大変
請求業務が属人化し、担当者の不在時に進捗が滞ってしまう
SESでは、クライアントによって契約内容や単価、給与計算のルールなどが異なります。契約内容と請求条件を照合しながら、毎月の請求額を個別に計算する必要があるため、時間と労力がかかります。
また、請求書を作成する際、担当者が請求データを目視で照合したり、手入力したりしている場合は人的ミスが発生しやすくなることも課題の一つです。
さらに、定期・単発・従量課金などの請求条件によって請求と売上計上のタイミングが異なるため、売上管理も複雑化しやすくなります。請求担当者が個別に請求管理をしている場合、担当者が不在になると社内連携ができず、請求書の確認・修正依頼に対応できなくなるため、注意が必要です。
なお、SESの請求書発行業務の課題と効率化する方法については、こちらの記事でも解説しています。併せてご確認ください。
Excelを使用してSES管理表・請求書を作成する方に向けて、お役立ち資料をご提供しています。こちらからダウンロードしてご活用ください。
SESの課題解決には管理システムの活用が有効
SESの業務課題を解決するには、契約・売上・請求管理の業務を一元管理できるシステムの活用が有効です。請求額の計算や帳票作成、売上計上などの業務を自動化・デジタル化することで、工数を削減して効率化につながります。
また、担当者の目視確認や手入力による計算や帳票作成をなくすことで、人的ミスの削減も期待できます。システム上でSESの契約・売上・請求内容のデータが集約されるため、業務の属人化を防ぎ、クライアントからの問い合わせにもスピーディに対応することが可能です。
ここからは、管理システムの主な機能と導入メリットについて解説します。
契約管理
契約管理機能を活用すると、クライアント別の契約情報（受託形態・月額単価・精算幅など）を登録して、契約期間や更新タイミングなどを可視化できるようになります。
登録された契約内容・請求条件に基づいて請求額が自動で計算されるため、表計算ソフトの使用や手動計算によるミスの防止につながります。
請求書管理
請求書管理機能では、クライアントの請求先や入金サイトの情報を登録して、契約内容・請求条件と照合した請求書を自動生成することが可能です。
また、郵送する紙媒体の請求書やメール送付用のPDFデータなど、クライアントに応じた請求処理を行えます。請求条件の確認や帳票作成にかかる時間と労力を削減できるほか、人的ミスによる誤請求・請求漏れも防止できます。
売上管理
売上管理機能を活用すると、システムの管理画面で現在・過去の売上状況を可視化できるようになります。
定期・単発・従量課金などのセグメントで計上の完了・未完了を把握できるため、リアルタイムな売上管理が可能です。
SESの管理システムを選定する際のポイント
SESの管理システムは、製品によって機能や料金形態が異なります。ここで紹介する選び方のポイントを確認しておくことが重要です。
①自社SESとの適応性が高い
自社が運用しているSESの契約形態や、業務内容との適応性が高い管理システムを選ぶことがポイントです。
確認しておきたい項目として、以下が挙げられます。
▼適応性を判断するための確認項目
客先常駐のSESのほか、派遣や単発などの契約形態に対応しているか
異なる請求管理（定期・単発・従量課金）を併用できるか
既存システムとのデータ連携ができるか
カスタマイズに対応しているか
②複数のプランを検討できる
クライアントへの請求件数に応じてプランを選べる管理システムであれば、SESの契約状況に応じて柔軟にコスト調整を行うことが可能です。
管理システムを利用する際のランニングコストの無駄を省くことで、費用対効果を高められます。プランを検討する際は、イニシャルコストや社内のユーザー登録数の制限などを確認しておくことがポイントです。
③導入後のサポートが充実している
SESの管理システムを選定する際は、スムーズにシステム活用を進めるために、サポートの有無についても確認しておく必要があります。
また、SES管理業務の代行サービスがあれば、自社の人材リソースをほかのコア業務に充てることが可能です。代行サービスに依頼できるSES管理業務には、以下が挙げられます。
▼代行サービスに依頼できるSES管理業務の例
クライアントの契約情報の登録
管理システムの活用
請求書発行
契約更新の確認 など
まとめ
この記事では、SESの管理業務について以下の内容を解説しました。
SESにおける管理業務の課題
管理システムの主な機能とメリット
管理システムを選定する際のポイント
SESの管理にあたっては、クライアントごとに請求額の計算が必要なこと、契約形態によって売上計上のタイミングが異なることから業務が煩雑化することがあります。管理工数を削減しつつ、データ照合や入力ミスによる誤請求・漏れ、業務の属人化を防ぐためには管理システムが有効です。
SESの管理システムは自社SESとの適応性が高く、複数プランを検討できる、導入後のサポートが充実しているものを選ぶことがポイントです。
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