知っておくべき納品書発行の注意点

納品書とは、物やサービスを納めたことを証明する書類です。物やサービスを提供する側がそれらを受け取る側に送ります。

身近なところでは、ネットショッピングをして届いた商品に納品書が入っています。ですが、入っていいないケースもあることから想像できるように、発行は法律上必須ではなく、商慣習やマナーとして作成されています。しかし、納品書を発行することで取引の流れがより明瞭になり、トラブルを回避することができます。

納品書の役割は？

企業と企業、または個人事業主と企業で取引をする場合、一般的には依頼があったら見積書を発行し、正式に受注する前に内容や金額に問題がないかを確認します。その後、受注した商品やサービスを納品する際、もしくは納品後にそれを証明するために「納品書」を発行します。

内容や金額は見積書に記載されているため、納品書をなぜ発行するのかと考えるかもしれません。納品書は、見積書の通りに納品したこと報告するものです。取引内容によっては、消費し形がなくってしまうものもあるため、納品書で納品した事実を残しておき、後々のトラブルに備えます。

発注側は商品やサービスを受け取ると、納品書と見積書（もしくは発注書）と照らし合わせ、正しく納品されているかを確認します。また、日々、多くの納品分を受け取るため、納品書を活用して間違いなく管理をしています。納品書は、受注した側が発行する書類の中で特に重要な役割を担っているのです。

納品書は経理上の役割も果たす

納品書は、取引後の経理上の処理をスムーズに進めていくためにも重要な書類です。例えば、納品書と請求書の両方に番号を明記しておき納品書と請求書を紐づけると経理処置が効率的に進みます。万が一支払い関連でトラブルや不備があった場合、双方で振り返り、正すことができますし、担当者が途中で代わった時にも役立つでしょう。

納品書に記載すべきことは？

納品書は発行する義務があるわけではありませんが、発行する場合、上記の役割を果たすものであるべきです。そのため納品書は、後から見直した時に、取引の内容を把握できるようにつくります。次の項目を記載し、主に「いつ／何を／いくつ／いくら／どこ」へ納品したのかわかるようにします。

①納品者と取引先の情報

それぞれ氏名・名称、電話番号・住所・部署名や担当者などを記載します。納品物に不備があったときなどに連絡がとれるようにするためです。

②取引年月日

納品があった時を明確にするため、年月日は正確に入れます。

納品物が商品の場合は到着日、サービスの場合は契約を履行した日付を記載するのが一般的です。時系列を残すために必要な情報です。

③取引内容

納品物の内容を記載します。単価や数量があれば、それも明記します。

④取引金額

取引内容で記入した金額の消費税額と税込の金額を示します。税率は取引内容に合わせて正しく用いることが重要です。

納品書のフォーマットを作成しよう

納品書の内容に法的な決まりはなく、取引先から指定がない場合は会社・事業者ごとに用意します。

自分たちで用意する場合、情報を漏れなく記載したフォーマットがあると非常に便利です。同じ取引先に毎回違うフォーマットで納品書を送ると、混乱が生じやすくなるといった問題もあるため、フォーマット化し、形式を統一しておくべきです。用意がない場合はExcelやWordなどのソフトを使って自作したり、インターネットから納品書のテンプレートをダウンロードして使ったりしましょう。最近は納品書を作成できる業務用ソフトもリリースされています。