エクセルは多くの人にとって身近なツール。請求書の管理に活用している企業は少なくないでしょう。発行、受領、保存…と問題なく使えるものの、エクセルでの管理にはメリットとデメリットがあります。より良い請求管理をしていくために、その両面を見ていきましょう。
請求管理の方法 ~発行編
はじめに、請求書をエクセルで発行・管理する手順を確認しましょう。次の５ステップで進めます。
１ 請求先一覧を作成する
請求先（取引先）を一覧で見られるようにするとともに、請求書の作成数を把握するために情報をデータベース化します。次の項目を用意しましょう。
請求書番号・作成日付・宛先名・郵便番号・住所・建物名・件名・品名・単価・数量・支払期日
最後に請求済みの印が入れられるようにチェック欄も設けてください。
請求書番号は顧客コードと日付で成り立たせるのがよいでしょう。わかりやすく、入力の誤りも減るはずです。
２ 請求書のテンプレートを用意する
請求作業が発生するたびに請求書を作成するのは、非効率。請求書のテンプレートを準備して、完成したものを流用しながら次の請求書を作成するとよいでしょう。
テンプレートはさまざまありますが、自分たちにとっても、取引先にとっても見やすいシンプルなものをおすすめします。
３ フォルダを作成して管理をする
請求書を管理するためのフォルダを作成しましょう。フォルダは、月ごともしくは取引先ごとに分けるのがよいでしょう。
請求書番号がある場合、フォルダ名に反映させると管理がより効率的になります。
４ 郵送やメールなどで取引先へ請求書を送付する
５ 請求書を送付した取引先を確認する
「1」で作成した請求先一覧を表のチェック欄をつかい、請求書を送付した取引先を「請求済み」にします。
請求管理の方法 ~受領編
受領した請求書はエクセル上では次の３つのステップで管理をします。
１ 取引先一覧を作成する
発行と同様に一覧で見られるようにします。支払い前なのか支払い後なのかを明確にするために、「未確認」「支払い可能」「支払い済み」の項目に分けて管理するように設定することがおすすめです。二重支払いや支払い漏れが起きるのを防ぐことができます。
２ フォルダを作成して管理をする
３ 支払い状況を確認・管理する
エクセル管理のメリットとデメリット
請求書のエクセル管理は、取り入れやすい方法ですが、請求書管理に特化したツールではないため、デメリットもあります。注意点やポイントを理解した上で活用してきましょう。
・簡単にカスタマイズできる良さがある一方で、業務は属人化しやすい
エクセルはテンプレートの変更がしやすいため、管理状況に柔軟に合わせていくことができます。しかしその分、はじめは担当者皆で同じテンプレートを使っていたのに、いつの間にか独自にカスタマイズしてしまい細かい部分が異なってしまうケースは少なくありません。
担当者それぞれで利便性が高まっても、メンテナンスは作成者しかできない場合もあるため、業務の属人化にもつながりかねません。
・郵送の場合、封入作業が発生する
請求書以外に封筒の宛名・送付状を印刷し、それらの組み合わせが間違っていないかを確認しながら封入してはじめて郵送ができます。数枚であれば間違いなく作業できますが、枚数が増えると、作業量は膨大に。多くの時間と集中力を費やさなければなりません。
・請求管理はできるが、経営改善のためのデータにはならない
エクセルで請求書の管理はできますが、あくまでもPDFをつくったり、印刷をしたりするためのもの。売上の集計・分析のためには別に作成する必要がありますし、見込み案件の金額の把握などもできません。つまり、経営に活かす「データ」にはできません。
・絞り込み検索ができるが、地道な管理を伴う
期日や取引先などで絞り込みや検索ができるので、楽になる作業があります。
しかし、さまざまな取引をしていくには、未請求の分だけ検索したい、過去の案件の見積書を参考にしたいといったケースがあります。適切なフォルダ分けを地道にしていくことで可能になる部分もありますが、検索が難しいケースも。その作業には労力を費やさねばなりません。
・データが蓄積する
請求書は取引の証拠となる「証憑書類（しょうひょうしょるい）」に該当するため、保管をしなければならない書類です。確定申告の提出期限から個人は5年間、法人は7年間の保存が義務付けられています。データが蓄積すると、次第に処理が遅くなり、作業効率や担当者の集中力が下がる原因になってしまうことがあります。
・数式が間違っていた
エクセルの請求書では、数式を用います。誤操作で消してしまったりすると、1つのミスですべての計算結果が誤ったものになる可能性も…。大きな違いなら気付けますが、小さな違いは気付きにくいため、取引先に不信感を抱かせてしまうことにもつながります。
これまでエクセルは便利な管理方法とされてきましたが、デメリットもわかってきました。最近では、セキュリティ面でも優れた専用の管理ソフトやツールが増えているため、エクセル管理に何らかの問題を感じている場合、導入を検討してみても良いでしょう。課題を解決できるかもしれません。
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